Una de las claves de la rentabilización de un negocio gastronómico se encuentra en el manejo de las compras y en el manejo de los inventarios. Estos procesos deben asegurar que se compren las cantidades necesarias para que la producción nunca se detenga, y hace parte de las estrategias que deberías usar al saber cómo organizar una cocina de restaurante. Hay que tener en cuenta los límites de almacenamiento que haya en un negocio. Muchas veces este factor limita la cantidad de producto que podemos recibir y almacenar, haciendo que el juego entre compras y producción deba tener la máxima coordinación posible.

Muchas veces esto dependerá de la capacidad de respuesta de los proveedores y de la frecuencia de entrega. Hay productos que pueden llegar al negocio con una diferente de día de por medio, como suelen ser el servicio de Fruver o las proteínas y lácteos, pero otros como los abarrotes, pueden llegar una vez a la semana o hasta quincenalmente.

Por lo que el área encargada de compras debe hacer proyecciones de consumo muy acertadas que permitan anticiparse a los volúmenes de producción y, siempre como recomendación, es clave dejar un inventario de seguridad, en caso de que existan picos adicionales de producción que requieran un volumen extra de materias primas.

Mujer contando panes

¿Qué es el sistema PEPS?

Para poder asegurar que la relación de inventarios y producción se mantenga, es ideal realizar proyecciones de compras basadas en los históricos de consumo, esto permitirá ser lo más asertivos posible, minimizando el riesgo de tener alimentos agotados o, peor aún, que el producto no rote antes de su fecha de vencimiento y nos veamos en la obligación de darlo de baja, esto es algo que impacta fuertemente en el margen del negocio. Para evitarlo, la recomendación es realizar constantemente inventarios físicos donde se identifique la cantidad de producto y la fecha de vencimiento de los mismos, para luego aplicar uno de los principios básicos del manejo de inventario en el sector HORECA (Hoteles, Restaurantes, Casinos) y es el sistema PEPS.

PEPS: Primero en Entrar Primero en Salir, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés. Es un sistema de manejo de inventario, el cual consiste en rotar inicialmente los productos que ingresaron de primero, es decir, siempre rotar el producto que más tiempo lleva en nuestra operación.

Para esto, vamos a suponer que recibimos arroz blanco en 3 fechas diferentes:  el 3, el 5 y el 7 de marzo, y el día de hoy vamos a usar el 70% de ese arroz para nuestra producción, la forma de salida de ese arroz del almacén debería empezar por tomar primero el inventario que ingresó el 3 de marzo, luego el 5 de marzo y por último el producto del 7 de marzo. Esto nos va a asegurar que se rote primero el producto más viejo, y el más fresco quede a la espera de la siguiente producción, sin embargo, existe una variante adicional en las operaciones de alimentos y son las fechas de vencimiento.

Fechas de vencimiento: esta variable es un punto a tener en cuenta sobre todo en alimentos muy perecederos como son los lácteos, las proteínas animales, etc. Pues puede suceder que, siguiendo con el ejemplo anterior, el producto que ingresó el día 7 tenga una fecha más corta que el que ingresó el 3, es decir, que el producto que ingresó de último tiene más riesgo de vencimiento que el que ingresó primero. En este caso se debe violar el principio básico del sistema logístico PEPS, y darle salida a las fechas más cortas, asegurando que el producto que queda en almacén tenga la mayor vida útil posible.

Fecha de vencimiento de un producto

El sistema PEPS tiene un principio básico basado en darle primero la salida al producto que ingresó primero al almacén, asegurando siempre que el producto que queda almacenado sea el más fresco.

Sin embargo, en los productos perecederos existe una variable adicional y es la fecha de vencimiento, esta variable puede cambiar este principio, haciendo que se le de salida a un producto que entró más tarde pero que tiene una vida útil más corta.

La aplicación de este sistema permite minimizar el riesgo de tener perdidas por vencimiento de producto y ayuda a mejorar la eficiencia de un restaurante.